Giải pháp quản lý in/copy/scan (còn được gọi là giải pháp quản lý in tập trung) là một hệ thống hoặc phần mềm được sử dụng để quản lý các hoạt động in ấn, sao chụp và scan trong một môi trường văn phòng hoặc tổ chức.
Mục đích chính của giải pháp này là tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường hiệu suất và giảm chi phí liên quan đến việc quản lý các tài liệu.
Tính năng chính của giải pháp quản lý in/copy/scan
- Quản lý người dùng: Hệ thống cho phép quản lý danh sách người dùng có quyền truy cập vào các chức năng in ấn, sao chụp và scan. Điều này giúp kiểm soát việc sử dụng máy in và tiết kiệm nguồn tài nguyên.
- Theo dõi và tối ưu: Hệ thống ghi lại thông tin về các hoạt động in ấn, sao chụp và scan của từng người dùng, bao gồm số lượng, kích thước và loại tài liệu. Thông tin này có thể được sử dụng để tính toán và đưa ra phương án tối ưu chi phí doanh nghiệp.
- Quản lý tài liệu: Giải pháp này cho phép tổ chức lưu trữ và quản lý các tài liệu điện tử hoặc giấy tờ cần in ấn, sao chụp hoặc scan. Người dùng có thể tìm kiếm, xem trước và quản lý tài liệu một cách dễ dàng.
- Bảo mật thông tin: Giải pháp quản lý in/copy/scan cung cấp các chức năng bảo mật như xác thực người dùng, mã PIN hoặc thẻ thông minh để truy cập và sử dụng máy in. Nó cũng có thể mã hóa các tài liệu quan trọng để đảm bảo an toàn thông tin.
- Tối ưu hóa hiệu suất: Hệ thống giúp tăng cường hiệu suất bằng cách tự động xác định các thiết bị in khả dụng, theo dõi mức tiêu thụ mực in và cung cấp thông báo khi cần thay thế linh kiện hoặc bảo trì.
- Quản lý tiết kiệm điện năng: Giải pháp này cung cấp chế độ tiết kiệm năng lượng tự động bằng cách tắt các thiết bị in, sao chụp và scan khi không sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định.
Tổng quan, giải pháp quản lý in/copy/scan giúp tổ chức tối ưu hóa việc sử dụng máy in và tiết kiệm chi phí, đồng thời cung cấp tính năng quản lý tài liệu hiệu quả và bảo mật thông tin. Các tính năng cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào từng nền tảng và nhà cung cấp giải pháp.
Ở thị trường Việt Nam, các hãng máy photocopy cũng đang tập trung phát triển giải pháp quản lý in ấn dành riêng cho các dòng sản phẩm máy photocopy của chính hãng đó. Như là hãng SHARP đã tự phát triển phần mềm quản lý in ấn có tên Kayleigh II dành cho các dòng máy chủ lực của SHARP như: Sharp BP-20M31, BP-30C25Z, BP-30M35, BP-50M45; BP-50C45…
Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu nâng cao của doanh nghiệp, phần mềm quản lý in/scan/copy của Papercut đã tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý và đặc biệt là có thể sử dụng cho tất cả các hãng máy photocopy, kể cả máy in A4 (có tích hợp mạng LAN). Nếu doanh nghiệp đang sử dụng nhiều hãng thiết bị máy photocopy mà chỉ muốn sử dụng 1 phần mềm quản lý tập trung thì Papercut là sự lựa chọn hợp lý.
Với cách in ấn truyền thống, người dùng luôn chạy theo lệnh in và lệnh in được in ra một cách không kiểm soát, khi dùng chung máy in thì dữ liệu không được bảo mật, chi phí phát sinh bất hợp lý.
Đã đến lúc người dùng cần thay đổi tư duy về việc in ấn, người dùng có thể dùng tất cả các loại thiết bị (iOS, Android, Windows, Linux) gửi lệnh in thông qua internet, đám mây cloud và lệnh in sẽ được mã hóa tập trung tại máy chủ, khi cần lấy bản in, người dùng chỉ đến máy photocopy có kết nối hệ thống và đăng nhập xác thực (có thể tích hợp thanh toán nếu là dịch vụ in công cộng), sau đó chọn lệnh in cần in ra.
Như vậy, không gian làm việc sẽ gọn ràng hơn và chuyên nghiệp hơn, in ấn tiện lợi hơn và quan trọng nhất là chi phí sẽ được tối ưu hơn.
CSTEC – chuyên tư vấn triển khai tối ưu hệ thống in ấn:
- Cung cấp giải pháp quản lý in/copy/scan cho doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, nhà máy…
- Cung cấp giải pháp quản lý dịch vụ in ấn (in trực tiếp online, tích hợp thanh toán online)
Hãy liên hệ chúng tối để được tư vấn chi tiết hơn!